Klachtenregeling Advocatenkantoor Paul Logemann
De heer Logemann geeft hoge prioriteit aan de tevredenheid van zijn cliënten en zal alles in het werk stellen om hen zo goed mogelijk te bedienen. Toch kan het gebeuren dat u ontevreden bent over een aspect van onze dienstverlening. Hieronder treft u de procedure die u kunt volgen mocht u een klacht willen indienen tegen advocatenkantoor Logemann.
- Bij ontevredenheid over de uitvoering van de werkzaamheden zoals opgenomen in de overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van dienstverlening of de hoogte van de declaratie, verzoeken wij u allereerst om de bezwaren voor te leggen aan advocatenkantoor Logemann. De heer Logemann zal de klacht behandelen overeenkomstig de procedure beschreven in onze kantoorklachtenregeling welke u treft op de website.
- De heer Logemann zal zo spoedig mogelijk een oplossing proberen te vinden voor uw ontevredenheid. U zal hierover binnen vier weken schriftelijk worden geïnformeerd. Indien de heer Logemann onverhoopt van deze termijn af moet wijken, zal hij u daarvan tijdig op de hoogte stellen en vermelden wanneer u een reactie kunt verwachten.
- De heer Logemann neemt alle gegronde klachten mee in de evaluatie van advocatenkantoor Logemann. De heer Logemann zal alles in het werk stellen om herhaling van de ontevredenheid te voorkomen.
Artikel 1 begripsbepalingen
In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:
- Klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
- Klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
- Klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht.
Artikel 2 toepassingsbereik
- Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen advocatenkantoor Logemann en de cliënt.
- Advocatenkantoor Logemann draagt zorg voor klachtafhandeling conform de kantoorklachtenregeling.
- Indien het een klacht betreft tegen de heer Logemann kan deze een andere advocaat benaderen om als klachtenfunctionaris op te treden en de klacht af te handelen conform de klachtenregeling.
Artikel 3 doelstellingen
Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:
a) het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
b) het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
c) behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
d) medewerkers te trainen in cliëntgericht reageren op klachten;
e) verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.
Artikel 4 informatie bij aanvang dienstverlening
- Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. De advocaat wijst de cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
- Advocatenkantoor Logemann heeft in de overeenkomst van opdracht opgenomen bij welke onafhankelijke partij of instantie een klacht die na behandeling niet is opgelost kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak en heeft dit bij de opdrachtbevestiging kenbaar gemaakt.
- Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost worden voorgelegd aan de Deken van de Orde van Advocaten Noord-Nederland.
Artikel 5 interne klachtenprocedure
- De klachtenfunctionaris informeert de persoon over wie de klacht is ingediend over de klacht en geeft de klager en de persoon over wie de klacht is ingediend de gelegenheid een toelichting op de klacht te geven.
- De persoon over wie de klacht is ingediend zal proberen samen met de cliënt tot een oplossing te komen, al dan niet met tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
- De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht, of brengt de klager, met opgave van redenen, op de hoogte van eventuele afwijking van deze termijn en vermeldt de termijn waarbinnen een oordeel over de klacht zal worden gegeven.
- De klachtenfunctionaris brengt de klager en de persoon over wie de klacht is ingediend schriftelijk op de hoogte van het besluit over de geldigheid van de klacht, mogelijk met aanbevelingen.
- Als de klacht naar tevredenheid van de betrokken partijen is afgehandeld, tekenen de klager, de klachtenfunctionaris en de persoon over wie de klacht is ingediend het oordeel over de geldigheid van de klacht.
Artikel 6 vertrouwelijkheid en gratis klachtbehandeling
- De klachtenfunctionaris en de persoon over wie de klacht is ingediend handhaven vertrouwelijkheid tijdens de klachtbehandeling.
- De klager hoeft niet te betalen voor de kosten van de klachtbehandeling.
Artikel 7 verantwoordelijkheden
- De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
- De persoon over wie de klacht is ingediend houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte van eventuele contacten en mogelijke oplossingen.
- De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte van de afhandeling van de klacht.
- De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.
Artikel 8 klachtregistratie
- De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.
- Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
- Indien van toepassing wordt de klacht tevens gemeld bij de desbetreffende aansprakelijkheids-verzekeraar.